百旺商务秘书安装使用FAQ

百旺商务秘书FAQ

一、 使用环境及配置类问题与答

1.???????? 产品软件PC端的最低配置是怎样？
答：操作系统：简体中文、英文Windows 2003/XP 、vista、win7完整版
最低配置： CPU：奔腾233Mhz以上
内存：256MB
显示卡：标准VGA 256色显示模式以上
硬盘：可用硬盘空间不低于100MB
其它设备：声卡（非必备）
建议配置：
CPU：奔腾733MHz或更高
内存：1024MB以上
显示卡：SVGA 16位色以上显示模式

2.???????? 产品PC端软件可以支持怎样的操作系统？
答：软件支持Windows 2003/XP和Windows Vista系统及win7；特别要完整版。

3.???????? Vista系统装上你的软件打不开，用不了是什么原因？我有很多客户装的是VST系统，怎么办？
答：因为有些操作系统删除了部分服务程序，这些程序又是运行我们软件所必须的，需要安装最新补丁,其它系统补丁也需要补丁，特别是品牌机器的专有操作系统。

4.???????? 百旺系统的使用条件是什么？
答：开通来电显示才能获取来电弹拼，显示客户资料，需要有互联网络才能发送短信、传真和电话会议，实施时要特别提醒客户；

5.???????? 用户初次使用百旺商务秘书产品时需要进行哪些基础配置？
答：用户初次安装完软件后首先进入“用户设置”界面，填写基本配置，如本机本地区号、个人手机号码、外线号码等，通过“使用设备模式”调整电脑与话机的声卡选择。此外，用户还可以选择开通增值业务、个性铃声、系统备份还原等功能，基础设置界面如下：

6.???????? 为什么安装完软件后增值功能不能使用？
答：百旺商务秘书增值功能采用费用预付方式，在百旺商务秘书系统安装成功后，应向当地经销商或者百旺商务秘书增值服务中心申请增值功能业务帐号。否则将无法使用短信、传真、多方通话等增值功能，用户应及时注意增值业务帐户上的余额变动，以保障能正常使用百旺商务秘书的增值业务功能。

7.???????????????? 电话接通后的弹屏要延迟3到4秒？
答：配置较差的机子或者数据量过大会造成这种现象，后面的软件版本将对这个问题进行优化。

二、 电话类

1.???????? 没有来电弹屏有几种原因？
??答：1、来电显示是否开通。2、用户配置里的启用自动弹屏是否勾上。3、电信信号衰弱。4、通过一些品质不是很好的交换机。

2.???????? 电话转接怎么设置？
??答：首先用户配置→基本配置→分机转接前缀这里填上F。当有来电时，系统会自动谈屏，在弹出屏上点击呼叫转接后直接输入你要转的分机号码就行了。

3.???????? 话机的闪断功能是什么？如何应用操作？
答：“闪断”键又称快速收线键。摘机状态下按“闪断/铃声”键，可实现与按下收线开关同样的效果，当您连续拨打几个电话时，该键就显得尤其方便、快捷。
??
4.???????? 快速拔号功能是如何操作的？屏幕取词的功能是什么？
答：在主界面的 点右箭头可以显示常联系的客户信息，直接操作；在用鼠标选定网页、电子文档、通讯软件内的号码，这时页面会自动跳出电话拨打功能键，点此键就可直接拨打该号。

5.???????? 如何实现手机上的来电也能来电弹屏、录音、记录通话记录等？
答：您可以将您的手机呼叫转移至百旺商务秘书对应的号码，如设置为所有来电转移，则所有的号码都会转接到百旺商务秘书上；您可根据自己的需要设置为遇忙转移（电话占线时或按挂断键拒接时）、无应答转移（无人接听时）、不可接通转移等。

6.?? 软件设定为自启动和自动备份后经常提示“语音设备不可用”？
???????? 答：1.6.5以前的版本有这个BUG问题，需要对软件进行升级处理。

7. 电话响音有延时？
答：个性彩铃调用造成延迟，取消就可以了。

8.?? 直线也会出现不响铃、不弹屏的时候？
???????? 答：跟电信机房距离有关，目前我们产品是5公里范围（国标要求），部分区域可能超过。验证问题的时候，可以在客户那边换别线路试一下。

9.?? 只有一台电脑，三部电话，能不能一带三，软件同时启动三个程序。
答：目前不行，后续网络版可以一对多，完全整合。

10.?? 通过交换机后电话不振铃、不弹屏？
?????????? 答：由于交换机国内牌子比较杂，输出信号标准也不太一样，我们第一代电话机适应性不够，在某些品牌交换机下确实出现这种情况，后续新话机适应性会比较广将彻底解决这个问题。

三、 传真类和电话会议类

1.???????? 网络传真支持群发号码导入？网络传真支持发送什么格式的文档？
答：百旺商务秘书支持群发号码导入，一次可最多导入十个传真号码，支持各种电子文档格式如WORD 、EXCEL、TXT 以及图片等。

2.???????? 可以直接通过通讯录发送网络传真吗？
答：百旺商务秘书支持通过智能通讯录直接发送网络传真，

3.?? 传真已经收到了，怎么还是显示“正在提交”？
?????????? 答：传真是先提交的平台的，平台会提供一个反馈结果给软件，正在发送传真的时候如果刚好网络异常或者关掉软件，就会出现这样的提示。

4． 电话会议发起显示成功，有的人接通，有的人却一直接不通。
答：接入的运营商有时候会出现问题，跟运营商交涉中，尽量以后避免此类问题出现。

5. 电话会议功能为什么不能发起？一组电话会议可以支持几方通话？
答：电话会议功能不能发起原因有：1）用户增值业务帐户上余额不足。2）没有输入正确的增值业务帐号和密码。3）操作有误；
一组电话会议最多可支持8方通话。

四、 语音类问题与答

1.???????? 安装后录音无效怎么办？
??答：在安装商务秘书目录下找到RecorderRepair.exe双击修复。

2.???????? 有外置音响怎么设置？
?? 答：插上话机的USB设备后会自动切换到话机声卡，拔掉话机和电脑的USB连接线后自动切换会电脑声卡。

3.???????? 录音播放点击提示找不到路径怎么办？
答：到安装商务秘书的目录下找到record目录，里面的文件就是录音文件。如：E:\bizsec\record

4.???????? 语音留言状态怎么设置？没有留言的几种情况？怎么解决？
答：在软件的左下方有了在线状态：如下图
点在线可以看到6个状态。

5.???????? 语音留言自己录制录音怎么操作？
答：打开百旺软件，点击“本地录音”，再点击“录音”键，拿起话机手柄开始讲话，其讲话内容存储于软件语音记录文件中。通过播放器可对内容回放。

6.???????? 录音和留言功能是怎样的？具体解释一下操作。
答：录音功能是将语音通话过程储存到电脑中，方便主人随时调取语音文件；留言功能是主人不在位子上或不方便接听来电时,将软件设成非在线状态，如有来电时，系统会提示来电方可语音留言给主人。语音留言将以录音文件储存在电脑中。
7.???????? 录音和留言内容可通过话机播放吗？
答：可以，商务秘书电话具有音箱的功能；

8.???????? 为什么点击开启喇叭或开启语音聊天都不能实现？
请检查“控制面板”中的“声音、语音音频设备”界面里的“音频”是否切换至话机声卡设置正确，如不正确，请选择后，再重启软件即可。

9.???????? 为什么电脑的声音会从电话机里发出？
当话机设置为【默认声卡模式】时，此时话机就相当于外接的音箱，电脑的声音就会从话机发出，且客户端主界面下端的喇叭标识打开；
另电脑的【设备管理器】请确认默认设备是否设置为电脑默认的音频输出，如设置为C-Media USB，则默认为话机声卡了。

10.?? 如何恢复电脑的声音？
1）将【设备管理器】设置为电脑默认的值；
2）通过客户端的【用户配置】将话机状态修改为【话机模式】；
3）关闭客户端软件，重新开启客户端后，播放音乐等，声音就会从电脑的音箱或耳机等发出。

11.?? 如果选择从电脑喇叭播放声音，对百旺商务秘书操作有何影响？
答：当电脑播放音乐时，话机进行答录、录音操作时，声音可能受到电脑音乐的干扰。因此建议在答录、录音操作时停止音乐播放。

五、 短信类问题与答

1.???????? 短信关键字怎么去查找？
??答：打开http://sms.youthnet.com.cn:8080/qxt/tool/input.jsp后把要发的短信内容复制到网页上的框中，点击查找关键字。全黑色代表没发现关键字，红色的字就是关键字，在这红色字的中间加个空格后再按上面步骤再查一次，全黑色字说明该短信没问题可以发。

2.???????? 为什么有短信发送后延迟很长时间才收到？晚上发送的短信为什么第二天才收到？
答：我们使用的是电信的企业通道，在不同的时间段，通道的拥挤程度也不一样，一般周2到周4通道比较顺畅，发送后立即能收到，周5到下周1，由于周末一般推广短信比较多，所以通道拥堵，会有延迟情况，但一般延迟不超过30分钟，每逢节假日，相对都会有延迟情况，这是移动通道的问题，我们无法改变，请客户了解规律，找合适的时间段发送；
??晚上发送的短信息由于移动为避免影响客户休息，减少客户投诉，晚上10点后将关闭所有短信发送，次日8点才开放，所以可能造成晚上发送的短信在第二天早上才收到。

3.???????? 短信群发的操作规范？如群发前先发一条到自己手机上？
答：在群发短信之前，必须先发一条到自己手机上确认这条短信是你想发的内容和能收到这条短信，由于短信字数的限制在给自己发一条后，就能做出更好的判断（这条短信是否被分成两条了，分成两条后是否能删掉几个字，减成一条。）
4.???????? 短息群发多选了或不想发的客户怎么去掉？
答：在邀请人下面框中，找到你不想发的人的的手机号码，双击即可在短信发送人中清除这个客户。

5.???????? 短信功能是否可以发送外地手机号码？
答：可以发送全国各地的手机号码（包括中国移动、中国联通、中国电信）。

6.???????? 短信发送对象最多可以发送多少用户？
答：短信一次最多能向一千个用户发送短信。

7.???????? 一条短信拆分收到好几条，怎么收费是算一条的费用吗？
答：不是的，我们的短信收费一般60个汉字算一条，超过字数自动累计为第二条。

8.?? 短信拆分后，发送出去短信未显示先后顺充收到方分不清顺序。
答：现在由于没有相应的处理机制所以会出现此类问题，后面在运营平台增加处理机制。

9.?? 189号段（3G）发送短信可以接收却不能回复（号码不是以106。。。）。
答：目前189新出号码，运营商接口未处理好，已经在处理了，后续通过新版本升级处理。

10.?? 短信关键词查询的网站没有及时告知或者没有及时跟新，导致短信发送不出去。
答：运营商行为，无法同步，请客户养成好习惯批量发送前先发自己手机试一下。

六、 通讯录管理类问题与答

1.???????? 通信录里自定义信息怎么去设定？
答：点击智能通讯录后，在弹出框上方找到并点击??
然后新增你所需要的信息类型和信息名称即可。

2.???????? 联系人导入导出的操作？
答：点击智能通讯录后，在弹出框上方找到并点击?? 按钮，按弹出框提示选择你所需要的内容操作即可。

3.???????? 通讯录功能是否支持导入、导出功能？具体是怎样？
答:通讯录支持导入、导出功能。通讯录导入、导出支持与Outlook同步，以及Excel、Csv、Txt、Vcf格式；详细操作请见《用户使用手册》；

4.???????????????? 通讯录一次性导入太多会出现死机现象？
???????????? 答：通讯录一次性导入最好在2000个客户以内，否则配置较差的机子处理很慢，会一直停留在处理界面。

5.???????? 通讯录中的白名单、黑名单的功能是什么？
答：黑名单的功能是为避免接到别人电话搔扰，而将对方列入黑名单中，今后该号码的所有来电时，话机将自动设为静音状态，话机不会发出铃声；白名单的功能是原先设成黑名单的号码，通过将该号加入白名单后，该号码恢复正常号码状态，如有来电，话机将会启动铃声提醒。

6.???????? 日程管理的功能仅仅只是日历时间吗？还有其他功能吗？
答:百旺商务秘书的日程管理功能除了有查看日历时间功能外,还有日程安排、重要事项提醒的功能，提醒功能可通过电脑弹屏和短信通知两种方式。

七、 软件产品使用类

1.?? 现在安装后经常出现端口和域名是空白的？
答：1.7以前的版本在某些个别电脑使用环境下会出现此类问题，这类客户建议安装1.7以后的版本就没有问题。

2． 电脑在不关闭百旺程序的时候，关不了机？
?? 答：有可能是程序???? BUG，升级到1.7版本以后基本不会。

3. 交换机有设出局号的，然后电信又有另外加出局号的，用我们这个软件自动拨号就拨不出去了，除非手动拨？
答：这种情况目前很少碰到，后续版本中外线加拨号用2位处理。

4． 台式电脑安装百旺后，打开百旺反应很慢，有的显示一直在等待，反应时间要好几个小时？
答：因为客户设置了自动备份功能，所以在开机的时候会对整个数据库备份，当很多录音文件时，录音文件属于音频类，文件都比较大，在电脑配置一般的时候会比较慢；后续版本针对这个问题我们会做优化处理。

5.?? win7和VISTA 系统桌面上显示的图标不完整。
答：原来XP系统是因为用的小图标所以当VISTA、WIN7以大图标呈现时就不能完整显示。将图标改小就可以了。后续版本会改进这个问题。

6.?? 如果现在这产品给客户试用，那更换序列号有点麻烦，能不能设置备用序列号？
答：序列号是管理软件的必备要素，我们提供序列号循环使用的做法；经销商只要把没用的序列号退还公司，公司对等给与新序列号。

7.?? 终端客户电脑没有网络，使用手动注册过程需要将客户信息、产品序列号和机器码等信息告知公司业务人员，再转到技术中心获取授权码。过程繁琐，授权码长度又长，加上客户端没有网络，无法使用QQ等工具直接复制粘贴，需要手动一个字母一个字母输入，一旦出错，重新开始。
答：后续考虑新版本对于手动注册减少序列号的位数。

8.?? 新版本中，客户自定义需要增加QQ等信息，加不上去。另外，客户已经自定义的内容，在客户想改变或者删除该自定义字段的时候，不能删除。
答：这个是新版本升级过程中没有处理好的问题，下一个版本及时处理。

9.?? 客户软件升级过程中，如1.6.5升级到1.7.1，客户资料（如QQ、邮箱等信息）发生遗失，不知道怎么找回。
答：后续版本更新，缺少的字段全部放入客户简介中，不会直接取消掉。

10. 充值能否在代理商这就可以完成？
答：正在开发代理商平台，预计在12月底可以开发完成。

11. 客户管理模块拉动滚动条的时候，屏幕反映比较慢。
答：如果客户存储太多，内存占用会比较大，所以拉动滚动条的时候响应速度会跟不上，后续版本解决这个问题。目前可以把客户管理设置成列表模式再查找。

12. 软件设置成随开机自启动，开机后要很长时间才能启动软件？
?? 答：一般是软件上设置了自动备份，如果数据量过大，特别是录音文件比较多，备份需要相当长的时间，所以开机后自动启动软件就比较慢。后续版本优化备份时间问题。